Ofis İçin Fotokopi Makinesi Nasıl Seçilir?

Ofisiniz için fotokopi makinesi satın almak ilk bakışta kolay görünebilir. Ancak yanlış cihaz seçimi; yüksek baskı maliyetleri, sürekli toner değişimi, yavaş çalışan cihazlar ve işlerin aksamasına neden olan teknik problemlerle sonuçlanabilir.

Özellikle gün içerisinde yoğun şekilde çıktı alan işletmeler için fotokopi makinesi yalnızca bir ofis ekipmanı değil, iş akışının önemli bir parçasıdır.

Peki ofis için fotokopi makinesi seçerken nelere dikkat edilmeli?

Bu rehberde işletmenizin ihtiyaçlarına uygun fotokopi makinesini seçerken değerlendirmeniz gereken en önemli noktaları açıklıyoruz.

1. Aylık Baskı Hacminizi Belirleyin

Fotokopi makinesi seçiminde ilk bakılması gereken konulardan biri işletmenin aylık baskı hacmidir.

Ayda birkaç yüz sayfa çıktı alan küçük bir ofis ile binlerce hatta on binlerce sayfa baskı yapan büyük bir işletmenin kullanması gereken cihaz aynı değildir.

İhtiyacınızın altında kapasiteye sahip bir cihaz seçildiğinde makine sürekli yoğun şekilde çalışmak zorunda kalabilir. Gereğinden yüksek kapasiteli bir cihaz seçmek ise işletme için gereksiz yatırım anlamına gelebilir.

Bu nedenle cihaz satın almadan önce ofisinizde yaklaşık olarak ayda kaç sayfa çıktı alındığını belirlemek doğru cihaz seçiminin ilk adımıdır.

2. A4 mü A3 mü?

Ofisinizde kullandığınız kağıt boyutları da cihaz seçiminde önemlidir.

Yalnızca standart ofis belgeleri, faturalar, sözleşmeler ve raporlar basılıyorsa A4 destekleyen bir cihaz birçok işletme için yeterli olabilir.

Ancak teknik çizimler, tablolar, büyük dokümanlar veya A3 boyutunda belgeler kullanılıyorsa A3 destekleyen çok fonksiyonlu fotokopi makineleri değerlendirilmelidir.

A3 ihtiyacınız olmadığı halde daha büyük bir cihaz satın almak gereksiz maliyet ve alan kullanımına neden olabilir.

3. Siyah-Beyaz mı, Renkli mi?

Bir diğer önemli karar cihazın renkli veya siyah-beyaz olmasıdır.

İşletmenizde ağırlıklı olarak;

• Fatura

• Sözleşme

• Rapor

• Muhasebe belgesi

• Standart yazışmalar

basılıyorsa siyah-beyaz bir fotokopi makinesi yeterli olabilir.

Sunumlar, kataloglar, grafikler, teklif dosyaları veya müşteriye sunulan renkli dokümanlar yoğun şekilde kullanılıyorsa renkli çok fonksiyonlu fotokopi makinesi daha doğru tercih olabilir.

Burada önemli olan, nadiren ihtiyaç duyulan bir özellik için gereksiz maliyet oluşturmamak ve işletmenin gerçek kullanım alışkanlığına göre seçim yapmaktır.

4. Dakikadaki Baskı Hızına Dikkat Edin

Fotokopi makinelerinde baskı hızı genellikle sayfa/dakika (ppm) değeriyle ifade edilir.

Küçük bir ofiste birkaç kişinin kullandığı cihaz için çok yüksek baskı hızları gerekli olmayabilir.

Ancak onlarca çalışanın aynı cihazı kullandığı yoğun bir çalışma ortamında baskı hızının düşük olması zaman kaybına ve cihazın önünde bekleme oluşmasına neden olabilir.

Bu nedenle cihazın baskı hızı, ofiste cihazı kullanacak kişi sayısı ve günlük baskı yoğunluğu birlikte değerlendirilmelidir.

5. Sadece Cihaz Fiyatına Bakmayın

Fotokopi makinesi satın alırken yapılan en büyük hatalardan biri yalnızca cihazın satış fiyatını karşılaştırmaktır.

Oysa bir fotokopi makinesinin gerçek maliyeti satın alındığı gün bitmez.

Uzun vadeli maliyeti;

toner, sarf malzemeleri, bakım, yedek parçalar, enerji tüketimi ve teknik servis

gibi faktörler belirler.

Satın alma fiyatı düşük görünen bir cihaz, yüksek sarf maliyetleri nedeniyle birkaç yıl içerisinde daha pahalı bir çözüm haline gelebilir.

Bu nedenle işletmeler için toplam kullanım maliyetini değerlendirmek çok daha doğru bir yaklaşımdır.

6. Toner Kapasitesi ve Sayfa Başına Maliyeti Araştırın

Özellikle yüksek baskı hacmine sahip işletmeler için toner maliyeti oldukça önemlidir.

Bir toner ile alınabilecek yaklaşık çıktı miktarı ve sarf malzemelerinin maliyeti değerlendirilmelidir.

Yoğun baskı yapan bir işletmede sayfa başına oluşan küçük bir maliyet farkı bile yıl sonunda önemli rakamlara ulaşabilir.

Bu nedenle cihaz seçerken yalnızca “Bu makine ne kadar?” değil, “Bu makineyi birkaç yıl kullanmanın bana maliyeti ne olacak?” sorusunu da sormak gerekir.

7. Tarama Özelliklerini Gözden Kaçırmayın

Modern ofislerde fotokopi makineleri yalnızca fotokopi çekmek veya çıktı almak için kullanılmıyor.

Çok fonksiyonlu cihazlar aynı zamanda güçlü bir doküman dijitalleştirme merkezi olarak kullanılabilir.

Ofisinizde yoğun şekilde evrak taranıyorsa;

• Otomatik belge besleyici

• Çift taraflı tarama

• Tarama hızı

• E-postaya tarama

• Ağ klasörüne tarama

• USB'ye tarama

gibi özellikleri incelemek önemlidir.

Özellikle muhasebe, hukuk, lojistik ve kurumsal ofislerde hızlı tarama özellikleri çalışanlara önemli ölçüde zaman kazandırabilir.

8. Çift Taraflı Baskı Özelliği Önemlidir

Otomatik çift taraflı baskı özelliği, kağıdın iki yüzüne de otomatik olarak baskı yapılmasını sağlar.

Bu özellik hem kağıt tüketimini azaltabilir hem de özellikle uzun rapor ve dokümanların daha düzenli hazırlanmasına yardımcı olabilir.

Yoğun doküman kullanan işletmelerde küçük görünen bu özellik uzun vadede ciddi kolaylık sağlayabilir.

9. Cihazı Kaç Kişi Kullanacak?

Bir cihazın yalnızca kaç sayfa bastığı değil, aynı anda kaç kişi tarafından kullanılacağı da önemlidir.

Küçük bir ofiste 3-5 kişinin kullandığı cihaz ile onlarca çalışanın ağ üzerinden bağlandığı merkezi bir fotokopi makinesinin ihtiyaçları farklıdır.

Çok kullanıcılı ortamlarda ağ bağlantısı, kullanıcı yönetimi, güvenli baskı ve doküman yönetimi gibi özellikler daha önemli hale gelir.

Bu nedenle cihaz seçerken bugünkü çalışan sayısının yanında işletmenin gelecekteki büyüme ihtiyacını da düşünmek faydalıdır.

10. Güvenlik Özelliklerini Değerlendirin

Ofislerde basılan belgelerin bazıları şirket açısından hassas bilgiler içerebilir.

Finansal belgeler, sözleşmeler, personel bilgileri veya müşterilere ait dokümanlar kontrolsüz şekilde cihazın çıktı tepsisinde bırakılmamalıdır.

Kurumsal kullanıma yönelik bazı cihazlarda kullanıcı doğrulama ve güvenli baskı gibi özellikler bulunabilir.

Özellikle büyük şirketlerde fotokopi makinesi seçiminde doküman ve veri güvenliği de değerlendirilmelidir.

11. Fotokopi Makinesinin Fiziksel Boyutunu Unutmayın

Cihazın teknik özellikleri kadar ofiste nereye yerleştirileceği de önemlidir.

Masaüstü modeller küçük ofislerde avantaj sağlarken yüksek baskı kapasitesine sahip profesyonel sistemler daha fazla alana ihtiyaç duyabilir.

Cihazın çevresinde kağıt ekleme, toner değiştirme ve teknik servis işlemlerinin rahat yapılabileceği yeterli alan bırakılması gerekir.

12. Teknik Servis Desteği En Az Cihaz Kadar Önemlidir

Fotokopi makinesi seçerken kataloglarda yazmayan ancak uzun vadede en önemli konulardan biri satış sonrası teknik servistir.

Yoğun çalışan bir işletmede fotokopi makinesinin arızalanması yalnızca cihazın durması anlamına gelmez.

Çalışanların çıktı alamaması, evrakların taranamaması ve günlük işlerin aksaması işletmeye zaman ve para kaybettirebilir.

Bu nedenle cihaz satın alırken şu soruyu mutlaka sorun:

“Bu cihazda bir problem yaşadığımda bana kim yardımcı olacak?”

Güçlü teknik servis altyapısına sahip bir firmadan cihaz satın almak, özellikle kurumsal işletmeler açısından büyük önem taşır.

Kyocera mı Brother mı?

Ofis tipi baskı sistemlerinde farklı ihtiyaçlara yönelik birçok marka ve model bulunmaktadır.

Kyocera, küçük ve orta ölçekli ofislerden yüksek baskı hacmine sahip kurumsal işletmelere kadar farklı ihtiyaçlara yönelik profesyonel baskı ve doküman çözümleri sunmaktadır.

Brother ise masaüstü yazıcılar ve çok fonksiyonlu cihazlardan işletmelere yönelik profesyonel çözümlere kadar geniş bir ürün yelpazesine sahiptir.

Burada önemli olan hangi markanın genel olarak “daha iyi” olduğu değil, hangi modelin sizin işletmeniz için daha doğru olduğudur.

Aylık baskı hacmi, renk ihtiyacı, kağıt boyutu, tarama yoğunluğu, çalışan sayısı ve bütçe değerlendirilerek cihaz seçilmelidir.

Küçük Ofisler İçin Hangi Fotokopi Makinesi Uygun?

Küçük ofislerde genellikle kompakt yapı, kullanım kolaylığı ve düşük işletme maliyeti ön plana çıkar.

A4 çıktı alan ve düşük ya da orta seviyede baskı hacmine sahip işletmeler için masaüstü çok fonksiyonlu cihazlar yeterli olabilir.

Ancak işletmenin ilerleyen yıllarda büyümesi bekleniyorsa yalnızca bugünkü ihtiyacı karşılayan bir cihaz yerine belirli bir kapasite payı bulunan model tercih etmek daha mantıklı olabilir.

Büyük İşletmeler İçin Fotokopi Makinesi Seçimi

Yüksek baskı hacmine sahip işletmelerde cihaz seçimi çok daha detaylı yapılmalıdır.

Baskı hızı, toner kapasitesi, kağıt kapasitesi, tarama performansı, ağ özellikleri ve doküman yönetimi gibi kriterler önem kazanır.

Büyük işletmelerde amaç yalnızca çıktı almak değil, şirket içerisindeki doküman trafiğini mümkün olduğunca verimli yönetmektir.

Bu nedenle kurumsal yapılarda profesyonel ihtiyaç analizi yapılması faydalıdır.

Doğru Fotokopi Makinesi İşletmenize Ne Kazandırır?

Doğru seçilmiş bir cihaz;

• Çalışanların bekleme süresini azaltabilir

• Baskı maliyetlerinin kontrol edilmesine yardımcı olabilir

• Doküman süreçlerini hızlandırabilir

• Kağıt ve toner tüketiminin daha verimli yönetilmesini sağlayabilir

• Arıza kaynaklı iş kayıplarını azaltabilir

• Uzun vadede işletmenin toplam baskı maliyetini düşürebilir

Bu nedenle fotokopi makinesi satın almak yalnızca bir cihaz satın alma kararı değil, işletmenin doküman altyapısına yapılan bir yatırımdır.

40 Yılı Aşkın Tecrübeyle Ecoser Yanınızda

Ecoser Teknoloji Hizmetleri olarak 1982 yılından bu yana profesyonel fotokopi makineleri, yazıcılar ve doküman çözümleri alanında hizmet veriyoruz.

Kyocera ve Brother ürün seçeneklerimizle küçük ofislerden yüksek baskı hacmine sahip büyük işletmelere kadar farklı ihtiyaçlara yönelik çözümler sunuyoruz.

Adana, Gaziantep, Osmaniye ve Kilis başta olmak üzere hizmet verdiğimiz bölgelerde cihaz seçiminden kuruluma, bakım ve teknik servisten sarf malzemesi ihtiyaçlarına kadar müşterilerimizin yanında oluyoruz.

Yıllar içerisinde edindiğimiz deneyim bize bir şeyi açıkça gösterdi:

En pahalı cihaz her zaman en doğru cihaz değildir. En doğru cihaz, işletmenin ihtiyacına en uygun olan cihazdır.

Bu nedenle amacımız müşterilerimize yalnızca bir fotokopi makinesi satmak değil; baskı hacmini, kullanım şeklini ve ihtiyaçlarını değerlendirerek uzun yıllar verimli şekilde kullanabilecekleri doğru çözümü sunmaktır.

Ecoser Teknoloji Hizmetleri

40 yılı aşkın tecrübe. Güçlü teknik servis. İşletmenize uygun doğru çözüm.