Dijital dönüşüm kavramının tüm iş dünyasına hakim olduğu günümüzde dahi, yapılan araştırmalar kurumsal dokümanların büyük bir kısmının hala kağıt formunda saklandığını ortaya koyuyor. Peki, uzmanlar tarafından her ölçekten işletme için verimli bir dijitalleşme sürecinin en kritik adımlarından biri olduğu vurgulanan doküman dijitalleştirme çalışmalarının ve dijital doküman ve belgeler işletmelere öncelikli olarak hangi faydaları sağlıyor?

1. Azalan Maliyetler: Dokümanları dijitalleştirerek ve bulutta saklayarak kağıt, depolama ve sarf malzemeleri ve genel baskı maliyetleri başta olmak üzere pek çok alanda yüksek ölçüde maliyet avantajı elde edebilirsiniz.

3. Gelişen işbirliği: Çalışanlarınızın ofis dışı bir lokasyonda çalışırken ihtiyaçları olan kritik bir belgeyi ofiste unuttuklarını fark etmeleri onların verimlilik ve motivasyonları üzerinde olumsuz etkilere yol açacağı gibi zaman kaybına da neden olur. Doküman yönetimi işlevlerinin bulut platformu üzerinden sağlanması sayesinde mobil çalışanlarınız ihtiyaçları olan bilgi ve belgelere istedikleri an, istedikleri yerden kolayca erişebilirler. İşletme dokümanlarını kapsayan dijitalleşme çalışmalarının çalışanlar, tedarikçiler ve müşteriler arası işbirliğine bir diğer katkısı ise farklı lokasyonlarda bulunan kişilerin aynı anda, aynı dokümanlar üzerinde çalışabilmeleridir.

4. Doküman güvenliği: Özellikle tüm dünyada veri güvenliği konusundaki düzenlemelerin hız kazandığı, ülkemizde de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde bu konuda önemli adımların atıldığı günümüzde, doküman ve baskı vedoküman güvenliği işletmeler açısından eskisinden de kritik hale gelmiştir. Dokümanlar dijital ortamda depolandığında verinin korunması için gelişmiş güvenlik önlemleri ve kullanıcı / departman bazlı kısıtlamalar uygulamaya koymak mümkün hale gelir.